Domande frequenti (FAQ)

Fatturazione elettronica

In questa pagina vengono riportati i quesiti e le problematiche più frequenti relativi alla fatturazione elettronica con Evolution. I contenuti verranno aggiornati periodicamente.

Importante

Ogni volta che si riscontra un problema, è buona norma provare a richiamare la funzione Servizi » Aggiornamenti e, nel caso in cui venisse trovata una nuova versione, verificare se la problematica persiste in seguito all'installazione della stessa.

Per istruzioni passo-passo, fare riferimento al manuale dedicato.

A. Informazioni

A.1. Come posso fatturare con Evolution?

Evolution permette la generazione, l'invio, la ricezione e l'importazione di fatture elettroniche senza alcun costo aggiuntivo oltre a quello di una regolare licenza, che darà accesso anche a tutte le altre funzionalità del gestionale (filosofia all-in-one).

Sarà sufficiente registrare una casella PEC secondaria (che non andrà comunicata in camera di commercio, ma solo nel portale Fatture & Corrispettivi) ed impostarla nel programma.

Per istruzioni passo-passo, fare riferimento al manuale dedicato.

A.2. Perché una PEC? Non avete un Webservice?

Non mettiamo a disposizione alcun webservice dal momento che diamo al cliente la totale autonomia nella gestione dei canali di trasmissione che vorrà utilizzare. Difatti, Evolution si configura come uno strumento, non come un intermediario.

Dal momento che il canale PEC presenta notevoli vantaggi rispetto l'uso di un webservice proprietario, in particolare la standardizzazione dei protocolli di comunicazione, siamo in grado di fornire ai clienti che scelgono quest'opzione un sistema totalmente automatico sia per l'invio che per la ricezione di fatture elettroniche.

A.3. Posso usare la mia PEC istituzionale/primaria?

Tecnicamente sì, ma lo sconsigliamo. Questo perché:

  1. Consultare i messaggi istituzionali sarà più tedioso, dal momento che i messaggi provenienti dal SdI - sebbene non sia necessario consultarli manualmente - andranno comunque ad intasare la posta in arrivo (almeno fino ad avvenuto processamento/contabilizzazione).
  2. La casella potrebbe riempirsi più velocemente.
  3. Se si usa un client di posta elettronica per consultare la PEC istituzionale (Outlook, Thunderbird, ecc.) e quest'ultimo non è configurato per lasciare la posta sul server, i messaggi del SdI verranno sottratti ad Evolution (ved. §B.5, punto 2).
  4. Se vi sono tanti messaggi non pertinenti alla fatturazione nella posta in arrivo, le operazioni di ricezione (cicliche) impiegheranno molto più tempo ad essere completate.
A.4. Ma se uso una PEC secondaria, dovrò controllarla?

No, la casella PEC secondaria una volta connessa ad Evolution non dovrà necessariamente essere presidiata: tutti i messaggi in arrivo - siano essi conferme di accettazione, notifiche di scarto o fatture di acquisto - saranno prelevati e processati automaticamente, e vi daremo notifica direttamente sul vostro desktop alla ricezione di ognuno di essi.

Anche l'invio avviene automaticamente, con un solo click, direttamente dall'interno del programma.

A.5. E' possibile far gestire le sole fatture di acquisto al commercialista/intermediario?

Sì, è sufficiente indicare la PEC o il codice SdI dell'intermediario nel portale Fatture & Corrispettivi, e allo stesso tempo configurare la propria PEC in Evolution.

Questa configurazione ibrida permetterà l'invio di fatture di vendita da Evolution, e la ricezione dei relativi messaggi di esito. Le fatture di acquisto, invece, saranno recapitate alla destinazione specificata nel portale.

A.6. Quali dati devo comunicare ai miei fornitori?

Nessuno; il sistema di interscambio instraderà automaticamente le fatture in base a partita IVA / codice fiscale purché sia stato specificato in Fatture & Corrispettivi, come da manuale.

A quei fornitori che si appoggiano ad un intermediario che richiede obbligatoriamente l'indicazione di PEC e/o un codice SDI per fatturare andrà comunicato l'indirizzo della casella impostata, e sette zeri (0000000) come codice destinatario.

A.7. Quali dati devo chiedere ai miei clienti?

Nulla in più rispetto a quanto era già richiesto per una fattura tradizionale.

Per i clienti che si appoggiano ad un intermediario che necessita di PEC e/o codice intermediario specificati in fattura (campi entrambi facoltativi secondo le specifiche dell'AdE) è possibile specificare gli stessi nelle relativa anagrafica.

A.8. Posso usare Evolution soltanto per generare e contabilizzare le fatture, delegando invio/ricezione ad un portale o intermediario?

Si, è sufficiente selezionare la modalità Webservice in ? > Informazioni su Evolution > SdI. Tenere presente che:

  • Sarà necessario procedere all'invio manuale del file XML di ogni singola fattura emessa (facendo click sul tasto invia verrà richiesta la posizione per il salvataggio del file), e al caricamento manuale dei file XML delle fatture ricevute (al momento, caricandole manualmente nella cartella Az*/Sdi all'interno della directory di installazione di Evolution).
  • NON verrà fornita assistenza sulle incongruenze e/o altre problematiche (anche di interpretazione) segnalate dall'intermediario piuttosto che dal SdI.

B. Problematiche tecniche

B.1. Sistema operativo non supportato. Cosa fare?

I sistemi operativi Microsoft antecedenti a Windows 7 (dunque Windows XP, Windows Vista, Windows Server 2003) non garantiscono il funzionamento di molteplici componenti software utilizzate per la gestione dell'invio e ricezione di fatture elettroniche. Evolution non può essere installato né aggiornato su queste piattaforme.

E' necessario procedere all'aggiornamento del sistema operativo, se l'hardware lo consente, o all'installazione/migrazione di Evolution su un sistema più recente.

B.2. Ricevo un errore non appena apro Evolution

Si tratta molto probabilmente di una problematica risolvibile aggiornando.

Dare OK a tutti i messaggi d'errore, dunque procedere richiamando Servizi > Aggiornamenti non appena la finestra principale di Evolution si apre. Se il problema dovesse persistere anche a seguito dell'aggiornamento, è caldamente consigliabile catturare una screenshot in cui è visibile l'errore (o gli errori) prima di contattare il servizio di assistenza.

B.3. Come verifico se tutto funziona?

Abbiamo introdotto un'apposita funzione di Test richiamabile mediante pulsante omonimo in ? > Informazioni su Evolution > SdI:

Una volta premuto, verrà indicato che il test di invio/ricezione è iniziato:

A distanza di qualche minuto, dovreste ricevere una notifica di Test di invio/ricezione superato: questo indica che Evolution è riuscito ad inviare un messaggio dalla PEC alla PEC stessa, e dunque a riceverlo.

In caso contrario:

  • Se appare una notifica di Test di invio fallito, vedere la sezione §B.4 delle presenti FAQ.
  • Se non viene ricevuta alcuna notifica a distanza di oltre dieci minuti, vedere la sezione §B.5 delle presenti FAQ.
B.4. L'invio di un documento o il test fallisce

Le cause di fallimento in invio possono essere molteplici, pertanto è fondamentale recuperare il messaggio d'errore esatto per poter identificare in maniera precisa il problema:

  1. Innanzitutto, fare click sulla notifica di errore o sull'icona del notificatore di Evolution ( ).
  2. Individuare la notifica di errore nel riepilogo delle notifiche di Evolution (si tratta solitamente della prima voce nella sezione Notifiche), e fare click su di essa.

  3. Confrontare il messaggio visualizzato con la tabella alla sezione §B.6 delle presenti FAQ.

Nota: Se il messaggio non compare nel notificatore ma in una finestra di dialogo (aperta da Evolution), vedere la sezione §B.6 direttamente.

B.5. Non ricevo fatture, esiti dal SdI e/o notifiche di test

Se il connettore non sembra ricevere fatture, messaggi di approvazione/scarto o notifiche di superamento del test, procedere con ordine alle seguenti verifiche:

  1. Fare click sull'icona del notificatore di Evolution ( ) in prossimità dell'orologio di sistema.
    Nel pannello che si apre, verificare se viene indicato uno stato di Impossibile recuperare le fatture [...]

    Se accade, fare click sul messaggio in questione dunque confrontare l'errore visualizzato per esteso con la tabella alla sezione §B.6. delle presenti FAQ.
  2. Se si usa un client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, Live Mail, ecc.) per accedere alla PEC impostata in Evolution, è fondamentale che sia configurato in maniera tale da lasciare la posta sul server. In caso contrario, i messaggi vengono sottratti ad Evolution, pertanto si perdono le relative notifiche.
  3. Analogamente, se è stata creata una regola sulla PEC per il redirect dei messaggi ad un'altra casella, è fondamentale che venga mantenuta una copia degli stessi sulla posta in ingresso.
  4. Se è stato attivato un servizio di lettura semplificata delle e-fatture fornito dal gestore della PEC, questo potrebbe spostare le fatture (o in generale i messaggi dal SdI, ma NON le notifiche di test) in una sottocartella, sottraendole ad Evolution. Questi servizi aggiuntivi andrebbero disattivati, e tutte le e-mail in un'eventuale cartella "Fatture ricevute", "Fatture elettroniche" (o analoga) andrebbero spostate nella posta in arrivo.
  5. Il commercialista o altro delegato potrebbe aver cambiato la destinazione delle fatture ricevute nel portale Fatture & Corrispettivi dell'AdE. Procedere a verificare ed eventualmente a correggere secondo le istruzioni riportate nel manuale di e-fatturazione.
  6. La casella posta in arrivo della PEC (specialmente nel caso in cui si usa la PEC istituzionale, ved. §A.3) potrebbe essere intasata. In tal caso è opportuno attendere fino al completamento della ricezione di tutti i messaggi da Evolution, ed eventualmente archiviare i messaggi più vecchi non pertinenti con le attività di fatturazione in un'altra cartella.
  7. Potrebbe essere necessario riavviare Evolution e il relativo servizio (fare click sull'icona del notificatore in prossimità dell'orologio di sistema, quindi scegliere Esci e accertarsi che scompaia), o direttamente il PC nel quale non avviene la ricezione.
  8. Se anche riavviando il servizio non si ricevono i messaggi, è possibile provare a svuotare la cache: fare click con il tasto destro sull'icona di Evolution, scegliere Proprietà dunque Apri percorso file. Posizionarsi in EvoSvc\Data, dunque eliminare il file sdi.cache

Una volta effettuate le opportune correzioni, ripetere il test di connessione come indicato alla sezione §B.3 delle presenti FAQ.

B.6. Messaggi d'errore più frequenti

Fare riferimento alle sezioni §B.3, §B.4 e §B.5 della presente FAQ per istruzioni su come individuare eventuali stati d'errore. Segue un elenco dei messaggi d'errore più comuni e relativa risoluzione:

Errori nel servizio di notifica
Messaggio Dettaglio Istruzioni
[EEvoSvcSDIConnectionException] Impossibile connettersi alla casella PEC. [...] Causata da: [...] Connection error XXXXX. 75xxx

Una terza parte (solitamente un antivirus o un antispam) sta filtrando la comunicazione. Il suddetto software di sicurezza andrebbe configurato in maniera tale da non effettuare la scansione del traffico email cifrato (IMAPS/SMTPS) tra Evolution e la PEC.

In alternativa, è possibile provare a disabilitare temporaneamente la Verifica certificato in ? > Informazioni su Evolution > SdI (vedere la sezione §B.8 delle presenti FAQ).

 (altro)

Come indicato nel messaggio d'errore, verificare che:

  • I parametri specificati in ? > Informazioni su Evolution > SdI siano validi.
  • La connessione ad internet sia funzionante e di buona qualità.
  • Tutto il software di sicurezza, in particolare antivirus e firewall, sia configurato in modo da permettere una connessione diretta ai server IMAPS e SMTPS del gestore PEC.
  • La casella sia attiva, ed accessibile mediante webmail.
Authorization failed. [...] Verificare i dati di autenticazione, in particolare il nome utente (solitamente è l'indirizzo completo, comprensivo di chiocciola e nome dominio) e la password specificati in ? > Informazioni su Evolution > SdI.
Server has reported operational error: Character not allowed in mailbox name: '.' Accade con alcuni gestori PEC, in particolare TWT. È sufficiente aprire ? > Informazioni su Evolution > SdI, dunque fare click su Avanzate e sostituire il valore alla voce mailbox.out con una stringa in cui il carattere cvhe precede "EvoArchiviate" non è più un punto ma il carattere di separazione previsto dal server. Nel caso di TWT, ad esempio, va usato INBOX\EvoArchiviate.
Errori in Evolution
[EEvoSvcBridgeException]

Potrebbe essersi interrotta la comunicazione tra Evolution e il relativo servizio. Solitamente si risolve riavviando il PC o, in alternativa, manualmente entrambi i programmi:

  1. Chiudere Evolution come di consueto.
  2. Fare click con il tasto destro del mouse sull'icona del servizio, in prossimità dell'orologio di sistema, dunque scegliere Esci.
  3. Se l'icona non scompare, terminare EvoSvcU.exe con lo strumento Gestione attività di Windows.
  4. Riaprire Evolution, dunque una finestra qualsiasi (ad esempio Magazzino > Articoli).
[EEvoWinPipeException]
(Errore interno o altre segnalazioni)
B.7. Perché ricevo una notifica di aggiornamento anche se già installato?

È del tutto normale. Le notifiche gialle aventi per icona una bandierina sono news pubblicate sul nostro canale, in sostituzione o complementazione (se urgenti) del tradizionale mailing, dal momento che quest'ultimo per problematiche varie (caselle piene, filtri antispam particolarmente restrittivi, ecc.) non sembra raggiungere tutti i clienti con la tempestività necessaria.

Queste voci scompariranno dal pannello del notificatore al prossimo avvio di Evolution se sono state aperte almeno una volta (click su ognuna di esse, dunque su Maggiori informazioni).

 

B.8. Perché vedo lo stato "Modalità insicura" nel popup delle notifiche?

Significa che è stata tolta la spunta da Verifica certificato in ? > Informazioni su Evolution > SdI, ad esempio per ovviare un errore 75xxx durante l'invio o la ricezione, causato tipicamente da un software antivirus o antispam.

È opportuno configurare il suddetto software di sicurezza affinché non venga effettuata la scansione del traffico e-mail cifrato (SMTPS/IMAPS) tra Evolution e la PEC, dunque riabilitare la verifica certificato per ripristinare la modalità di connessione sicura.

B.9. Perché vedo lo stato "X messaggi non letti nella PEC"?

Significa che vi sono dei messaggi (molto probabilmente non pertinenti all'attività di fatturazione) nella PEC, che Evolution non è in grado di decifrare. Ciò accade tipicamente con le PEC istituzionali, e non causa alcun problema.

Se il messaggio riporta la dicitura non processabili (anziché "non letti"), è sufficiente provvedere ad aggiornare mediante la funzione Servizi > Aggiornamenti.

B.10. Una fattura risulta "Inviata" anche se è già stata recapitata

Nel caso più banale, è possibile che l'SdI non abbia ancora inviato la ricevuta di consegna alla vostra PEC, nonostante la fattura sia già stata recapitata al destinatario. In questo caso, è sufficiente attendere.

Altra casistica può essere rappresentata da un problema di ricezione, che impedisce ad Evolution di recuperare il messaggio di avvenuta consegna. Per maggiori informazioni, fare riferimento alla sezione §B.5 delle presenti FAQ.

Infine, è possibile che a causa di un problema che affliggeva le versioni precedenti di Evolution (rilasciate nei primi di Gennaio) il messaggio sia stato erroneamente contrassegnato come letto e spostato nella cartella EvoArchiviate; per queste casistiche sarà necessario ripetere la scansione della casella PEC, come illustrato alla sezione §B.12 sottostante.

B.11. Come interpreto gli stati delle fatture di vendita inviate?

A partire dalla release #275, le fatture di vendita possono assumere i seguenti stati:

    Significato
    La fattura è stata creata, ma non è stato premuto il tasto Invia Documento (oppure è apparsa una segnalazione di errore in seguito alla pressione dello stesso)
Invio in corso Invio in corso... La fattura è stata immessa nella coda di invio della PEC.
Invio non riuscito L'invio della fattura mediante PEC è fallito, occorre re-inviarla. Il dettaglio dell'errore viene notificato dal servizio di Evolution (fino alla chiusura dello stesso) come da istruzioni riportate alla sezione §B.4 delle presenti FAQ.
Inviato L'invio della fattura mediante PEC all'indirizzo di SdI specificato in ? » Informazioni su Evolution » SdI è stato completato. Se l'indirizzo è corretto, la fattura avanzerà allo stato successivo entro 24 ore.
In elaborazione da SdI La PEC di destinazione (SdI) ha confermato la ricezione del messaggio. A questo punto, la fattura dovrebbe apparire tra le fatture trasmesse nel portale dell'AdE.
Approvato Il documento è stato approvato dal SdI e recapitato al destinatario.
Approvato (senza recapito) Il documento è stato approvato dal SdI, tuttavia non è stato recapitato al destinatario (tipicamente accade quando il cliente è un privato, o non ha provveduto a configurare la propria PEC o codice destinatario nella sua area riservata del portale Iva & corrispettivi). Sarebbe opportuno inviare o consegnare una copia di cortesia (PDF o stampa della fattura) direttamente al cliente.

Importante: Il mancato recapito dipende esclusivamente dal cliente (o dal relativo intermediario), in presenza di questa segnalazione NON va ritrasmessa la fattura al SdI.

Respinto La fattura è stata scartata dal SdI. Fare riferimento alla sezione §C.2 delle presenti FAQ per istruzioni sulla gestione di questa casistica.

 

B.12. Le griglie "fatture inviate" e/o "fatture ricevute" contengono voci inesatte, duplicate o mancanti di file XML

Potrebbe essere necessario ripetere la scansione della casella PEC:

  1. Innanzitutto, accertarsi di essere alla versione pià recente richiamando la funzione Servizi > Aggiornamenti.
  2. Richiamare la finestra Vendite > Invio/ricezione documenti, spostandosi alla scheda Importazione. In basso, fare click sul pulsante Scansiona nuovamente la casella PEC:
    Dopo circa un minuto, l'inizio dell'operazione sarà notificato sul desktop:
  3. Attendere la notifica che indica il completamento dell'operazione ( Riprocessamento PEC completato ):
B.13. "Impossibile trovare il lotto originale" esportando le fatture

Seguire le istruzioni alla sezione §B.12. delle presenti FAQ. Al termine, ritentare l'esportazione.

B.14. Perché le fatture di acq. vengono esportate in sottocartelle?

Nel caso delle fatture di acquisto, è possibile ricevere dallo stesso fornitore due o più fatture diverse il cui nome file differisce per il solo uso di lettere maiuscole/minuscole diverse (ad esempio, _ABCDE.xml e _ABCDe.xml); se fossero salvate (o scompattate dal commercialista) nella stessa cartella, a causa di una limitazione progettuale storica dei sistemi Windows, quella ricevuta per ultima andrebbe a sovrascrivere le precedenti.

Nel caso delle fatture di vendita, invece, dal momento che la nomenclatura è controllata direttamente da Evolution, il problema non sussiste.

C. Problematiche fiscali

C.1. Ho inviato una fattura, ora cosa devo fare?

Se facendo click sull'icona del servizio di notifica in prossimità dell'orologio non viene visualizzato ne lo stato di Invio in corso, ne un messaggio Invio del documento [...] fallito relativo all'invio in questione, la fattura è stata spedita correttamente al SdI. Lo stesso impiegherà di norma fino a 5 giorni prima di inviare una ricevuta di accettazione o una notifica di scarto.

Alla ricezione della suddetta ricevuta o notifica, Evolution visualizzerà un popup in prossimità dell'orologio di sistema. Oltre a ciò, sarà possibile consultare lo stato delle singole fatture di vendita in Vendite > Invio/ricezione documenti.

C.2. Una fattura di vendita è stata scartata. Come procedo?

Innanzitutto, è necessario capire quale sia il motivo di scarto. Facendo click sulla notifica "Respinta fattura per [...]" e dunque su Apri in Evolution, sarà possibile leggere il responso del SdI.

Una volta individuato il problema (aiutandosi con la documentazione dell'AdE).

C.3. Ho ricevuto una fattura di acquisto. Come la vedo/stampo?

È sufficiente fare click sulla notifica di "Ricevuta fattura da [...]", dunque su Apri in Evolution.

In alternativa, è possibile vedere un riepilogo delle fatture ricevute da Vendite > Invio/ricezione documenti > Fatture ricevute; facendo click sul pulsante XML sarà possibile aprire la medesima visualizzazione.

C.4. Ho ricevuto una fattura di acquisto. Come la contabilizzo?

Per ora, è necessario procedere alla contabilizzazione manuale, esattamente come lo si faceva per le fatture tradizionali. Fare riferimento alla sezione §C.2. delle presenti FAQ per istruzioni su come visualizzarla o stamparla.

A breve, sarà inserita una funzionalità richiamabile direttamente dalla finestra Vendite > Invio/ricezione documenti (e direttamente dalla notifica di fattura ricevuta) per la contabilizzazione semi-automatica.

C.5. Cosa succede se invio la stessa fattura più volte?

Nulla, o meglio il primo invio viene effettuato mentre il secondo invio causerà uno scarto da parte del SdI per numero documento già utilizzato.

C.6. Come si fa una fattura elettronica differita?
Abbiamo redatto un'integrazione del manuale in formato PDF con istruzioni passo-passo per l'emissione di fatture differite in formato elettronico.
C.7. Dove prelevo e/o imposto il nuovo indirizzo SdI?

L'indirizzo dell'SdI a cui recapitare le fatture di vendita vi viene indicato in ogni messaggio ricevuto nella PEC da parte del SdI. Attualmente, è necessario aprire la casella da webmail e recuperarlo manualmente, dunque impostarlo in ? > Informazioni su Evolution > SdI nella voce PEC di SDI.

In uno dei prossimi rilasci, l'acquisizione del nuovo indirizzo avverrà automaticamente (previa conferma da parte dell'utente).

C.8. Posso importare un file XML manualmente?

Certo, ma al momento solo se si tratta di una fattura di acquisto, o al più di un messaggio di esito.

È sufficiente posizionarsi all'interno della directory di installazione di Evolution (destro sull'icona che si usa per lanciare quest'ultimo, dunque Apri percorso file), e infine collocare i files XML o P7M in oggetto nella cartella Az#/Sdi (dove # corrisponde al numero dell'azienda interessata, sempre Az1 nel caso di monoaziendale).

C.9. Se una fattura viene accettata senza recapito, va ritrasmessa?

No, è sufficiente inviare copia di cortesia.

Il mancato recapito dipende dal cliente o dal relativo intermediario, il quale non ha configurato una destinazione valida (PEC o codice univoco) nella propria area riservata del portale Fatture & corrispettivi. Ciò accade tipicamente con i privati, e talvolta con alcuni utenti di portali terzi.